Datenbankkopie und definierte Felder

hrdlbrnft

Hallo.

Ich habe folgende Fragen:

1) Ich habe eine leere Datenbankkopie auf einem anderen Rechner erzeugt und habe danach synchronisiert. Es hat mit der Differenz von einem Kontakt ziemlich alles synchronisiert, allerdings habe ich bei Felder definieren beim anderen Rechner reingeschaut (auf welchen synchronisiert wurde) und habe festgestellt, dass die Felder nicht so wie auf dem "Master-PC" definiert sind.
Auf dem "Master-PC" Sind meist "Root-listen", worauf andere Listen zugreifen. Auf dem anderen Computer sind allerdings alle Listen einzeln und verwenden ihre eigene Dropdownliste. Da uns auch schon Eingaben aus Felder verschmissen wurde, wollte ich fragen, ob es vielleicht daran liegt.

2) Spielt es eine Rolle, wer der Synchronisationsbenutzer ist?
Auf unserem Hauptcomputer ist es ein Benuter, der ACT auch bedient, und auf unseren anderen zwei Computern sind es Benutzer, die nur fürs Synchronisieren erstellt wurden.
Die Frage stelle ich deshalb, da auf einmal einige ToDos aufgekreuzt sind, die eigentlich schon lange auf dem Hauptcomputer deaktiviert (erledigt) worden sind.

3)Bei der Synchronisation mit dem Palm kann das Userfeld 4 nicht synchronisiert werden. Liegt das an einem Program fehler?

So, das waren meine Frage, für Antworten bin ich sehr dankbar.

Gruß, hrdlbrnft (den man einfach so ausspricht, wie man ihn liest

)

PS: Und danke für die Antworten auf meine letzten Fragen, Frau Weigoldt!

Ingrid Weigoldt

Hallo hrdlbrnft,

also. In meiner Sync-Schulung habe ich gelernt, daß man zunächst eine neue leere Datenbank erstellt (keine leere Kopie der zu synchronisierenden), dann dorthinein zunächst mal die Benutzer (Gruppe Benutzer anlegen) und die Felddefinitionen synchronisert.
Was wahrscheinlich das Problem mit den "Root-Listen" gleich von vorneherein nicht hätte entstehen lassen. Dann erst - im nächsten Schritt - kommen die ganzen Daten (Importfilter beachten!).

Spätestens dann erfährt man auch, ob man in der Masterdatenbank keine Fehler beim Definieren von Feldern gemacht hatte (Standardfelder 1-200 pfleglich behandeln!), die kommen sonst in der neuen Datenbank nämlich u.U. komisch an.

Was meinen Sie mit Feld "USER 4"? Feld Benutzer 4 (das von Ihnen möglicherweise umbenannt wurde und nur noch intern USER 4 heißt) oder ein von Ihnen als "USER 4" benanntes neues Feld mit einer ACT-Feldnummer > 1000? Am besten, mal mit FeldInfo2 (kostenloses AddOn von Melville-Schellmann) kontrollieren.

Und eines: beim ersten Synchronisieren schert sich ACT einen Teufel darum, ob Sie die Funktion "nach Doppelten suchen" ausgeschaltet haben oder nicht. Der zuletzt eingestellte Importfilter wirkt! Da hatten Sie wohl einen doppelten Kontakt (entsprechend dem Importfilter in der empfangenden Datenbank. der nach dem anfänglichen Synchronisieren von Benutzern und Felddefinitionen ja gleich sein sollte mit der Masterdatenbank). Deshalb. Vor einer Vollsync unbedingt Datensätze durchnummerieren und auf das Nummernfeld den Importfilter setzen!

hrdlbrnft

Hallo Frau Weigoldt,

Sie sprechen von einem Importfilter.
Wo finde ich diesen denn? Muss ich denn über "Datei, Datentausch" Daten importieren?
Ich bin letztes mal wie folgt vorgegangen.
Leere Datenbank mit dem Sync User erstellt. Daraufhin habe ich erst einmal die ganzen Felder wie auf dem Mastercomputer definiert, dann habe ich die Sync eingerichtet, auf dem anderen Computer synchronisiert, auf dem Mastercomputer synchronisiert und es wurde dann eine Verknüpfung zu dem bestehenden Sync benutzer angelegt. Danach wurde nochmal auf dem anderen Rechner synchronisiert und es wurde eine Verknüfung zu dem Sync benutzer auf dem Mastercomputer hergestellt. Die synchronisierten Datenbankbenutzer habe ich dann auch richtig eingestellt auf dem anderen Computer (also die Passwörter, Rechte etc.).

Diese Anleitung habe ich hier im Forum gefunden und meinen Bedürftnissen angepasst.
Haben Sie einen Artikel/ein Tutorial oder sonstiges, das erklärt, wie bei der Synchronisation alles richtig eingerichtet wird und wie Fehler vermieden werden?

Danke für Ihre Antwort und mit freundlichem Gruß,
hrdlbrnft

Ingrid Weigoldt

Hallo hrdlbrnft,

ich nenne das Teil immer "Importfilter", doch hat es nicht nur mit Import zu tun sondern generell mit Datenaustausch - was eine Synchronisation ja auch ist. Sie finden die Einstellung unter Bearbeiten, Felder definieren, Register weitere, rechts oben in der Ecke "nach Doppelten suchen".

Zu Ihrer Vorgehensweise beim Synchronisieren:
Eine leere neue Datenbank mit dem SyncUser war ok.
Dann hätten Sie gleich in diese neue Datenbank hinein die Benutzer der Datenbank und die Felddefinitionen synchronisieren sollen, das hätte Ihnen bestimmt viel Arbeit und Ärger erspart. Felddefinitionen synchroniseren ist nur ein richig zu setzendes Häkchen bei der Einrichtung der Synchronisation!
Der Rest scheint auch ok.

Daß Ihnen nach der Synchro ein Datensatz fehlt, das lag bestimmt an der Einstellung "nach Doppelten suchen", denn die ist ja standardmäßig eingestellt auf "Firma", "Kontakt", "Telefon". Haben Sie z.B.zwei Datensätze, wo in allen drei Feldern nichts drin steht, dann ist einer davon nach der Synchronisation futsch (zusammengemischt aus zwei mach eins).

hrdlbrnft

Hallo Frau Weigoldt,

Bei der ersten Synchronisation stelle ich immer alle Daten ein.
Außerdem stelle ich ein, dass der Mastercomputer keine Felddefinitionen von dem anderen Computer empfängt, sondern nur anderst herum.

Muss ich bei "Welche Daten senden?" angeben, dass ich nur eine Gruppe, in der die ACT-Benutzer drin sind, synchronisieren soll?

Danach erst einmal synchronisieren, damit der andere Computer die gleichen Felddefinitionen hat und dann erst alle Kontakte und Gruppen synchronisieren?

Und wie stelle ich den Importfilter korrekt ein?

Vielen Dank und mit freundlichen Grüßen,
hrdlbrnft

Ingrid Weigoldt

Hallo hrdlbrnft,

Importfilter einstellen (vor allererster Synchronisation) auf ein Feld, das bestimmt einen eindeutigen Inhalt hat. Dazu mache ich mir immer ein Feld, in das ich z.B.per AutoNum (AddOn von Melville-Schellmann) eine fortlaufende Nummer einsetzen lasse.

Dan eine Gruppe "Benutzer" anlegen, dorthinein alle Benutzerdatensätze bringen.

Erste Synchronisation Master-->Slave: Gruppe Benutzer und Felddefinitionen, sonst nix.

Empfang in Slave kontrollieren, Benutzer dort richtig einstellen (falls andere Rechte oder so), zurücksynchronisieren.

Dann Master-->Slave alle Daten, nur jetzt......

Schönen Sonntag noch und viel Erfolg!

hrdlbrnft

Hallo Frau Weigoldt.

Ich habe gestern eine Synchronisation, wie von Ihnen vorgeschlagen, probiert. Das mit dem Importfilter habe ich ausgelassen, da ich kein Feld habe, dass eindeutig zu einem Benutzer zugeordnet ist.

Ich habe eine Gruppe "ACT Benutzer" erstellt, danach eine leere Datenbankkopie auf das Laptop. Danach habe ich die Synchronisation eingerichtet, dass das Laptop nur die Gruppe "ACT Benutzer" und die Felddefinitionen empfängt.
Danach habe ich die Felddefinitionen noch mal auf dem Laptop angeschaut und habe festgestellt, dass sie genau so sind, wie wenn ich alle Daten sofort sychronisiere.
Die Felder auf dem Laptop haben wieder ihre eigenen Dropdownlisten anstatt wie auf dem Master, wo eine Hauptliste da ist und andere Felder darauf zugreifen.

Dann habe ich noch eine Frage zur Sync bei ACT7.
Ich habe gelesen, dass die Synchronisation ganz neu durchdacht wurde. Meine Frage ist, ob man das auch wirklich bemerkt und ob es nun einfacher ist, ohne dass Daten verschmissen werden etc.

Mit freundlichen Grüßen,
hrdlbrnft

Ingrid Weigoldt

Hallo rdlbrnft,

das von Ihnen geschilderte Phänomen kann ich nicht nachvollziehen!
Bei den Feldern, die die Dropdown-Liste eines anderen Feldes verwenden, ist auch nach der Synchronisation der Felddefinitionen der Haken für die Verwendung der Feldliste aus Feld "x" sauber gesetzt. Mehr muß doch nicht sein, oder?

Übrigens: ohne Importfilter auf ein eindeutiges Feld laufen Sie Gefahr, Datensätze bei der Synchronisation zu verlieren. Wenn Sie jetzt noch keinen haben, dann sollten Sie sich einen "bauen".

Was mir allerdings aus Ihren Beiträgen auffiel: Sie schreiben nicht, daß Sie eine Benutzer-Benutzer-Synchronisation machen (wie es angeraten wäre). Ob so ein Fehler bei einer Datenbank-Datenbank-Synchronisation möglich wäre, kann ich nicht sagen.

Zum Thema ACT7 und Synchronisation habe ich noch keine Erfahrngen sammeln können.

hrdlbrnft

Hallo Frau Weigoldt,

ersteinmal vorweg: Ich synchronisiere via Benutzer <-> Benutzer.

Ein kleines Beispiel:
Ich habe auf dem Hauptrechner das Feld x und y.
Das Feld x hat eine Dropdownliste in der die Elemente a, b und c sind.
Das Feld y greift auf das Feld x zurück und hat einen Haken bei "Dropdownliste verwenden aus" mit dem Wert Feld x.

Nun synchronisiere ich die Felddefinitionen und die Gruppen auf einen anderen Computer.
Danach sieht es folgendermaßen aus:
Es sind beide Felder synchronisiert worden.
Das komische: Feld y hat nun eine eigene Dropdownliste und greift außerdem auf die von Feld y (also sich selber) zurück.

Zum Importfilter:
Wie "baue" ich mir einen Importfilter, ohne ein eindeutiges Feld?

Andere Frage:
Kann ich Kontakte suchen, die in keiner Gruppe sind?
D.h. Ich will alle Kontakte FINDEN, die keine Gruppe haben.

Vielen Dank und mit freundlichen Grüßen,
hrdlbrnft

Ingrid Weigoldt

Hallo hrdlbrnft,

was ich den Importfilter nenne, das kann aus bis zu drei Feldern bestehen. Sie finden es über "Bearbeiten, Felder definieren, Register Weitere" Doppelte suchen mit.
Standard ist hier "Firma, Kontakt, Telefon".
Das Dumme bei einer Synchronisation ist, daß die sich nicht um den nicht gesetzten Haken bei "nach Doppelten suchen" schert.

Wenn Sie vor einer Synchronisation über Extras, Doppelte suchen, kontrollieren, ob Sie auch keine Doppelten (mit der letzten Einstellung) in der Datenbank haben, dann wäre das auch in Ordnung.
Bei Datenbanken, die regelmäßig synchronisiert werden und ständig Kontakte hinzugefügt werden (auf Master und Slave), reicht das meiner Meinung aber nicht aus. Deshalb empfehle ich hier immer den Einsatz eines Nummerierungstools.

Mit welcher ACT!Version arbeiten Sie denn? Und haben Sie mal mit Feldinfo2 die Feldnummern verglichen in Ihrer "alten" und der synchronisierten Datenbank? Stimmen die noch überein?
Wie schon geschrieben. Bei mir kann ich machen was ich will, ich kann den Fehler mit der Masterliste nicht nachvollziehen.